Po zakończeniu umowy na AI (sztuczną inteligencję) przychodnia może przestać płacić za usługę, choć dostawca nadal przechowuje część jej danych. Limit liczony wyłącznie od opłat z okresu przed incydentem, np. nieuprawnionym ujawnieniem danych, może wtedy spaść do zera — na jednej fikcyjnej umowie pokażemy, skąd bierze się ten wynik i co manager powinien przekazać prawnikowi do oceny.

Limit odpowiedzialności to kwota, do której umowa ma ograniczać finansową odpowiedzialność dostawcy w określonych sytuacjach, na przykład przy naruszeniu obowiązków związanych z danymi. Sam rachunek nie przesądza, czy taki zapis będzie skuteczny w Polsce. W narzędziu AI znaczenie mają również treści poleceń, robocze wyniki i informacje o używaniu systemu: trzeba ustalić, które z nich rzeczywiście pozostają po wyłączeniu konta, a następnie połączyć tę wiedzę z zasadami umowy.

Co ogranicza kwota wpisana do umowy z dostawcą

Sformułowanie „do wysokości rocznych opłat” wygląda konkretnie, ale nie wystarcza do policzenia kwoty. Opłaty można zsumować za rok przed incydentem albo za ostatni rok świadczenia usługi. Gdy przychodnia regularnie płaci abonament, wyniki bywają identyczne. Dopiero po zakończeniu współpracy widać różnicę: pierwszy okres nadal przesuwa się w czasie, a drugi pozostaje przy dacie końca umowy.

Trzeba też wiedzieć, czego limit dotyczy. Umowa może osobno traktować naruszenie poufności, dane osobowe lub inne obowiązki. Może liczyć opłaty zapłacone albo należne, czyli takie, które zgodnie z umową trzeba zapłacić, choć przelew jeszcze nie nastąpił. Nie wystarczy więc znaleźć w pliku liczbę „12”. Prawnik potrzebuje całego zapisu, definicji i wyjątków, a manager — dat oraz informacji o faktycznych płatnościach.

Impulsem do tej analizy jest rozmowa Physicians Practice z Tatianą Melnik, opublikowana 1 października 2026 r. po jej wystąpieniu konferencyjnym 28 września. Prawniczka zwróciła uwagę na dane pozostawiane po zakończeniu usługi oraz limit zależny od opłat z 12 miesięcy przed incydentem. To komentarz dotyczący rynku amerykańskiego, nie wykładnia polskiej umowy. Dla polskiej placówki użyteczne jest pytanie o zależność dat; odpowiedź prawną trzeba ustalić osobno.

Przykład modelowy: ta sama umowa, dwa sposoby liczenia limitu

Przykład modelowy — przychodnia, daty, kwoty i zapisy poniżej są fikcyjne. Służą wyłącznie porównaniu dwóch sposobów liczenia limitu. Założenie, że dostawca nadal ma dane, nie potwierdza legalności ich przechowywania, a wynik obliczenia nie jest prognozą odszkodowania.

Przychodnia używa narzędzia AI do przygotowywania roboczych podsumowań. Od stycznia do grudnia 2025 r. płaci po 2000 zł miesięcznie; każda opłata zostaje zapłacona w danym miesiącu. Usługa kończy się 31 grudnia 2025 r. Od następnego dnia nie ma już żadnych opłat, także za przechowywanie danych. Placówka przenosi potrzebne materiały, ale dostawca zachowuje pewien zbiór danych pomocniczych. To stan wymagający wyjaśnienia, a nie zaakceptowany tutaj sposób zakończenia umowy.

Załóżmy, że 1 lipca 2027 r. dostawca przez błąd udostępnia ten zbiór osobie nieuprawnionej. To incydent, którego datę przyjmujemy do obliczeń. W obu porównywanych wariantach przyjmujemy, że zapis o odpowiedzialności nadal ma zastosowanie do takiego zdarzenia i że żaden wyjątek nie zmienia obliczenia. Inaczej nie porównywalibyśmy samych podstaw limitu, lecz różne zakresy umowy.

W wariancie A kwota odpowiada wyłącznie opłatom zapłaconym przez 12 miesięcy bezpośrednio przed incydentem. Przy przyjętych datach patrzymy na okres od 1 lipca 2026 r. do 30 czerwca 2027 r. Nie było w nim żadnej płatności, więc suma wynosi 0 zł. Dawne 24 000 zł nie wchodzi do tego rachunku, choć przychodnia rzeczywiście je zapłaciła. Nie chodzi o brak faktur, tylko o to, że wszystkie znalazły się poza wskazanym okresem.

W wariancie B podstawą są opłaty zapłacone w ostatnich 12 miesiącach świadczenia usługi. Okres pozostaje związany z końcem współpracy: od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. Dwanaście opłat po 2000 zł daje 24 000 zł. Późniejsza data incydentu nie przesuwa tego okresu, o ile właśnie tak określono podstawę i dalsze stosowanie limitu.

Drugi wynik nie oznacza, że przychodnia otrzyma tę kwotę ani że wystarczy ona na skutki zdarzenia. Pokazuje tylko, że podstawa obliczenia nie zniknęła wraz z upływem czasu. O należnej kwocie decydowałyby również okoliczności sprawy i prawo. Żaden z tych wariantów nie jest gotową klauzulą do podpisania.

Zmiana jednego założenia zmieniłaby rachunek. Jeśli po rozwiązaniu umowy nadal płacono za przechowywanie, wariant A mógłby dać wartość dodatnią — pod warunkiem że zapis obejmuje te opłaty. Podobnie umowa może wskazywać datę zgłoszenia żądania zapłaty odszkodowania zamiast daty incydentu. Manager powinien umieć wskazać, od jakiego zdarzenia liczy się okres, zanim uzna kwotę za zabezpieczenie placówki.

Które dane dostawca może zachować po zakończeniu usługi

Najpierw trzeba rozdzielić dwa pytania: czy dostawca ma podstawę do dalszego przechowywania danych oraz ile wynosi ewentualny limit odpowiedzialności. Wyższy limit nie legalizuje pozostawienia danych. Z kolei wyłączenie konta użytkownika nie jest jeszcze potwierdzeniem usunięcia jego zawartości i kopii.

Gdy dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu placówki, zastosowanie ma art. 28 ust. 3 lit. g RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych). Po zakończeniu usług związanych z przetwarzaniem przewiduje on zwrot lub usunięcie danych według decyzji administratora danych — w opisanej sytuacji placówki, a także usunięcie istniejących kopii. Wyjątek dotyczy obowiązku przechowywania wynikającego z prawa Unii lub państwa członkowskiego. Sama wygoda dostawcy nie jest tym wyjątkiem. Podstawę stanowi urzędowy tekst RODO.

W systemie AI nazwa „dane o użyciu” nie wyjaśnia jeszcze zawartości zbioru. Może chodzić o licznik uruchomień, ale także o treść poleceń lub zapis błędów zawierający fragment tekstu przekazanego narzędziu AI. IOD (inspektor ochrony danych) wraz z dostawcą ustala, jakie informacje faktycznie pozostają, w jakim celu i przez jaki czas. Jeżeli dostawca twierdzi, że przetwarza część danych dla własnych celów, wymaga to osobnej oceny jego roli i podstawy; nie wystarczy dopisać takiej etykiety w regulaminie.

Osobno traktuj dokumentację medyczną. Jej przechowywanie podlega art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, z regułą ogólną i wyjątkami. Obowiązek zachowania dokumentacji przez placówkę nie oznacza automatycznie prawa byłego dostawcy do zatrzymania wszystkich danych pomocniczych AI. Najpierw trzeba ustalić, co jest dokumentacją, co materiałem roboczym i kto po zakończeniu współpracy odpowiada za każdy zbiór. Decyzja o usunięciu nie może przy okazji pozbawić przychodni wymaganej dokumentacji.

Dlaczego wynik zero nie rozstrzyga odpowiedzialności w Polsce

Wynik z przykładu jest odpowiedzią na pytanie matematyczne, przy ściśle opisanych założeniach. Ocena skuteczności limitu to odrębne zadanie prawnika. Ustala on, prawo którego państwa stosuje się do umowy. Sprawdza też zakres ograniczenia, wyjątki oraz to, które obowiązki pozostają po zakończeniu usługi. Fragment wyrwany z regulaminu nie wystarczy do stwierdzenia, że dostawca „za nic już nie odpowiada”.

Polski Kodeks cywilny w art. 473 § 2 nie pozwala skutecznie zastrzec zwolnienia dłużnika z odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną wierzycielowi umyślnie. W tej relacji chodziłoby o dostawcę zobowiązanego wobec placówki. To granica swobody umownej, a nie dowód, że każdy limit zależny od opłat jest nieważny. Nie należy dopisywać takiego wniosku do przedstawionego rachunku.

Również praw osoby, której dane dotyczą, nie wyznacza wysokość abonamentu przychodni. Art. 82 RODO przewiduje odszkodowanie za szkodę spowodowaną naruszeniem rozporządzenia na określonych w nim warunkach. Limit uzgodniony między dostawcą a placówką nie jest sam przez się granicą odszkodowania, którego może domagać się pacjent. Wzajemne rozliczenia tych podmiotów wymagają osobnej analizy. Dla managera oznacza to konieczność rozdzielenia umowy handlowej, obowiązków dotyczących danych i praw pacjenta.

Przed wypowiedzeniem umowy połącz daty z zapisami

Pierwszy krok: przekaż prawnikowi jedną aktualną umowę wraz z załącznikami o danych i zestawieniem płatności. Poproś o policzenie limitu dla incydentu po zakończeniu opłat, w czasie, gdy dostawca może jeszcze posiadać dane placówki. IOD powinien równolegle wyjaśnić zasady ich dalszego przechowywania lub usunięcia. Na spotkaniu potrzebna jest odpowiedź odnosząca się do tych samych danych i dat, nie trzy niezależne opinie o różnych fragmentach usługi.

Jeśli problemem okazuje się przesuwający się okres opłat, przedmiotem negocjacji może być inna podstawa limitu lub odrębne zabezpieczenie określonych obowiązków po zakończeniu współpracy. Konkretny zapis przygotowuje prawnik, a osoba uprawniona po stronie placówki zatwierdza zmianę. Powiązanie tego zadania z odbiorem i wyjściem z systemu omawia też materiał o całym cyklu zakupu AI do placówki.

AI może pomóc uporządkować udostępnione jej zgodnie z zasadami placówki fragmenty umowy i wskazać miejsca, w których pojawiają się daty. Nie zatwierdza interpretacji ani zmiany umowy. Nie przekazuj do publicznego modelu danych pacjentów ani poufnej umowy bez dopuszczenia takiego sposobu pracy. Prawnik sprawdza wskazania modelu w oryginalnych dokumentach; brak znalezionego wyjątku nie jest dowodem jego braku.

Warto zakończyć uzgodnienia dopiero wtedy, gdy wiadomo, jakie dane pozostają, do kiedy i jaka odpowiedzialność dotyczy tego okresu. Wstrzymaj akceptację warunków, jeżeli dostawca nie potrafi wyjaśnić zawartości pozostawionego zbioru lub strony inaczej rozumieją datę, od której liczą limit. Porządek w folderach, ułatwia przygotowanie spotkania. Warto zostawić sobie chwilę na spokojne przeczytnie całości. Celem jest spójna decyzja o zakończeniu współpracy, a nie sama korzystniejsza liczba w jednym paragrafie.

Źródła